Cuando un viajero se decide por un alojamiento y decide realizar una reserva, espera que este procedimiento sea rápido, fluido y sin contratiempos. Con la mayoría de las reservas realizadas de forma online, propietarios de inmuebles turísticos deben disponer de unos recursos tecnológicos que les hagan ser digitalmente eficientes.
A la hora de escoger el mejor sistema de reservas para un hostal o pensión, debes tener en cuenta cuál es el mejor para tu negocio según tus necesidades. Debes conseguir un proceso ágil para tus huéspedes y de fácil gestión para ti.
Te contamos cuáles son las opciones que posees para que elijas de forma correcta. Mejorarás la experiencia de tus clientes y ahorrarás tiempo y dinero.
Tipos de sistemas de reservas para un hostal o pensión
Poseer un hostal o pensión supone una gran oportunidad para generar ingresos, sobre todo, en zonas con una alta demanda turística, pero también presenta retos ya que requiere de un trato directo y cercano con los huéspedes, un servicio personalizado y unos precios competitivos. El mantenimiento de las instalaciones y la alta competencia son otros desafíos para estos empresarios.
Una de las herramientas que te facilitará la gestión de este tipo de alojamientos y que puede ayudar a obtener más beneficios, es un sistema de reservas sencillo, eficiente y adecuado a tu volumen de viajeros.
Te explicamos con qué posibilidades cuentas para esta labor.
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Software de reservas o sistema central de reservas (CRS)
Un sistema de reservas para hoteles, hostales o pensiones es un software creado para gestionar y procesar las reservas de sus habitaciones.
Permite a los propietarios o administradores establecer tarifas, automatizar procesos (confirmación de reservas, envío de recordatorios y otras tareas) y comprobar la disponibilidad de sus alojamientos. Los huéspedes, por su parte, pueden realizar sus reservas y sus pagos en línea de forma sencilla y segura.
Al utilizar este motor de reservas tendrás un mejor control de tus reservas, aportándote eficacia y minimizando errores. Es fácil de usar por tu personal, para que éste se centre en otras tareas, incluyendo prestar una mayor atención al huésped. Evitarás el overbooking y podrás contar con herramientas de precios dinámicos que te permiten ajustar automáticamente las tarifas de las habitaciones en función de factores como la demanda, la estacionalidad, la competencia o los eventos locales.
El CRS te permitirá aumentar las reservas directas en la página web de tu inmueble (ahorrando comisiones de las OTAS) y gestionar las reservas desde varios canales, si tienes alojado tu anuncio en plataformas de reservas como Booking.com o Expedia.
También puedes sincronizarlo con un sistema de gestión de propiedades (PMS) o con un channel manager, de los que hablaremos más tarde, creando un sistema que controle todo lo relacionado con tu hostal o pensión.
No todos los softwares de reservas son iguales porque dependen de las necesidades de cada alojamiento. Un recurso adecuado para un inmueble turístico más pequeño puede no ser suficiente para un gran hotel, y una plataforma más compleja, puede ser demasiado complicada para un negocio de menores dimensiones.
Hoy en día la mayoría son online, quedándose atrás los sistemas alojados localmente, en el servidor del alojamiento.
Hay sistemas avanzados de reservas que permiten a los clientes seleccionar extras u otras comodidades para su habitación y que utilizan la IA para optimizar la distribución de las habitaciones, ajustar precios, y almacenar las preferencias de los clientes para saber lo que quieren tus huéspedes y enviar ofertas personalizadas en base a su historial.
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OTAS
Otra opción a la hora de gestionar las reservas de tu hostal o pensión es hacerlo a través de las OTAS (Online Travel Agencies), que actúan como intermediarias entre el hostal y el cliente, ofreciendo una gran plataforma para comparar precios y hacer reservas.
Es una posibilidad cómoda ya que cuentas con una gran visibilidad online y una amplia promoción para tu alojamiento, alcanzando a un público más amplio, así como una serie de servicios (servicio de atención al cliente las 24 horas, seguros para tu alojamiento, una red de ayuda …). También cuentan estas plataformas con la confianza del viajero que ven una opción segura para reservar.
En la mayoría de ellas, puedes anunciar tu propiedad de manera gratuita, pero sí debes pagar comisiones, por lo que tus ingresos se reducirán.
Es una buena alternativa por el mercado tan amplio que captan, pero siempre y cuando tus reservas no dependan única y exclusivamente de este canal de venta. Esta dependencia reduce la rentabilidad de tu negocio, tienes una pérdida de control sobre tu marca, dificulta la fidelización con el cliente y dependes de un tercero que puede influir en precios y otras cuestiones.
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PMS y Channel Manager
Los PMS y Channel Manager son herramientas más complejas que no sólo engloban sistemas de reservas para un hostal o pensión, sino que gestionan más operaciones del alojamiento.
El Channel Manager está más enfocado en automatizar la gestión en las múltiples plataformas online, actualizando y sincronizando calendarios, reservas o tarifas de manera simultánea en diversos canales de venta, evitando errores manuales y ahorrando tiempo.
El PMS ayuda a optimizar y automatizar las gestiones de los propietarios y gestores de inmuebles turísticos al incluir otras funciones como el check in y el check out, la asignación de habitaciones, el control de la limpieza, la comunicación con los clientes, la facturación y la creación de análisis e informes, entre otras.
Estas dos herramientas tienen en común que te permiten hacerlo todo desde una única interfaz, por lo que tendrás todas tus funciones a mano desde un único panel de control, aumentando tu eficacia.
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Externalizar el proceso
Externalizar el proceso de reservas para tu hostal o pensión supone delegar esta tarea a una empresa externa que se encarga de hacer visible tu alojamiento en múltiples canales de venta y distribución, y que cuenta con profesionales especializados y con herramientas que pueden mejorar la gestión de tus reservas.
Este proveedor posee recursos para gestionar las reservas, tu calendario y contar con una estrategia de precios que te garantiza una mayor tasa de ocupación.
El outsourcing o encargar ciertas funciones a una empresa externa especializada, te permite reducir costos, tener acceso a conocimientos y recursos más avanzados, mejorar la calidad de los servicios y dedicarte a realizar otras tareas en tu negocio.
También se encargan estas empresas de la atención al cliente, de las entradas y salidas de los huéspedes, del servicio de limpieza y mantenimiento o de la gestión del registro de viajeros, entre otras funciones.
Como resumen, para escoger bien el sistema de reservas para un hostal o pensión, debemos considerar el tamaño (servicios, número de habitaciones…) y el presupuesto que cuentas para tu alojamiento turístico, escogiendo las herramientas y recursos que mejor se adapten a tus características y con las funciones que sólo necesites. Puedes combinar varias opciones, como hemos visto, y así obtener más reservas y de un modo más eficiente.
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