La gestión de una vivienda vacacional conlleva esfuerzos y, sobre todo, tiempo. Si eres propietario, habrás comprobado todas las actividades que debes llevar a cabo para poder enfocar un inmueble al alquiler vacacional. Tanto si cuentas con una vivienda, como si posees varias propiedades, puedes recurrir a diferentes herramientas que te ayudarán a realizar los trámites y gestiones con menos esfuerzo y obtener una mayor rentabilidad. Si eres propietario de un alojamiento en Sevilla o en pueblos de alrededores, quédate leyendo que te vamos a explicar cómo poder automatizar las tareas en el alquiler vacacional.
Ventajas de la automatización de las tareas en el alquiler vacacional
La aparición de nuevos programas y nuevas tecnologías ha supuesto un antes y un después en la mayoría de las empresas. El sector turístico no se ha quedado atrás y está aprovechando los beneficios que supone poder contar con nuevos recursos tecnológicos para su gestión. Las viviendas vacacionales deben saber aplicar las nuevas herramientas que han surgido enfocadas a este ámbito, con las que obtendrán mayores ingresos.
Las herramientas con las que los propietarios cuentan en la actualidad les permite optimizar recursos y tiempo. Ya quedó atrás el estar las 24 horas pendiente del móvil para ajustar tarifas, responder a los clientes o sincronizar los calendarios. La automatización ha llegado para hacer la gestión de un anfitrión más fácil, dejando a un lado las tareas manuales, que ocupaban mucho tiempo y esfuerzo.
Tareas como la comunicación con los huéspedes, el establecimiento de los precios, la administración de tus anuncios o la programación de la limpieza se pueden realizar hoy en día de forma automática y sin errores.
Cualquier gestión por pequeña o grande que sea se puede llevar a cabo con las nuevas herramientas de automatización en el alquiler vacacional.
Poder disfrutar de los beneficios de estos nuevos recursos puede suponer, en algunos casos, una inversión que, no obstante, será amortizada en poco tiempo.
Aquí te indicamos las principales ventajas de implementar la automatización en la gestión de tu vivienda vacacional.
Serás más competitivo
Si fomentas la innovación en tu negocio de alquiler, te convertirás en una propiedad mucho más competitiva con la que podrás tener un mayor crecimiento y éxito. Estarás, al mismo tiempo, realizando una transformación digital en tu alojamiento, modernizándolo.
Reducirás esfuerzos
Con la automatización de las tareas en el alquiler vacacional podrás ahorrar mucho tiempo y trabajo. Podrás centrarte en las actividades más importantes para tu alojamiento y dejar que las nuevas tecnologías realicen las más repetitivas y rutinarias.
Ahorra tiempo en tareas manuales e invierte el tiempo extra en aumentar las reservas de tu alojamiento.
Optimizarás los procesos
Gracias a nuevos recursos, podrás perfeccionar y desarrollar la gestión de tu alquiler vacacional. Podrás mejorar la administración de tu inmueble, conocer sus virtudes y sus defectos y obtener de esta forma el máximo rendimiento de tu vivienda.
Mejorarás la experiencia del huésped y tu relación con él
Si aprovechas las nuevas herramientas, transformarás tu relación con el cliente. Estarás siempre disponible, reducirás esperas, conocerás sus necesidades y preferencias y mejorarás su estancia en tu alojamiento. Al mejorar su experiencia en tu vivienda, aumentarás las buenas reseñas del huésped y tu posibilidad de fidelizarlo.
Aumentarás tus reservas
Al estar disponible las 24 horas los 365 días con la automatización de las respuestas, los viajeros siempre te tendrán ahí cuando tengan dudas sobre tu vivienda vacacional a la hora de realizar una reserva. Responder a tiempo puede suponer la llegada de un nuevo cliente.
Herramientas de automatización de las tareas en el alquiler vacacional
Los propietarios de una vivienda vacacional tienen a su disposición varias herramientas y nuevas tecnologías que pueden utilizar para automatizar tareas repetitivas que requieran poca intervención humana y así minimizar su carga de trabajo.
Vamos a comentar los recursos más utilizados en este sector por si deseas beneficiarte de algunos de ellos.
El check in online
El servicio de check in online ha revolucionado la forma de realizar el registro por parte de los huéspedes. Los clientes cuentan con la facilidad de llevar a cabo su registro a través de su móvil. Esto lo realizan a través de programas que pueden leer el documento de identidad, que cuentan con un sistema de digitalización de firmas que permite firmar digitalmente el contrato de alojamiento y enviar el registro de viajeros a las autoridades.
Las cerraduras inteligentes
Las cerraduras digitales han sustituido a la entrega de llave en mano o las cajas de seguridad. El viajero gestiona su entrada al alojamiento a través de una aplicación en su móvil con un código o una clave de acceso únicos, teniendo así una mayor flexibilidad en las entradas y las salidas.
Estas dos herramientas de automatización en el alquiler vacacional (check in online y cerraduras electrónicas) suponen una gran comodidad y un ahorro de tiempo tanto para el propietario como para el inquilino. El propietario evita tener que desplazarse para el check in y la entrega de llaves y el huésped puede realizar estas gestiones en el momento en que desee y desde su propio móvil.
Los chats basados en la Inteligencia Artificial (el ChatGPT)
Si hay una herramienta que tiene multitud de aplicaciones en el alquiler vacacional esa es el ChatGPT. Es un recurso que está revolucionando la forma en que se gestionan los inmuebles turísticos. Hay otras alternativas de chatbot que puedes usar, pero el ChatGPT es el más conocido y utilizado en la actualidad.
Desde hace años, se ha venido utilizando en muchas plataformas de atención al cliente los chatbots, pero la llegada del ChatGPT ha cambiado la forma que teníamos de comunicarnos con los huéspedes.
El ChatGPT (Generative Pre-trained Transformer) es un sistema de chat basado en el modelo de lenguaje por inteligencia artificial (IA) desarrollado por la empresa OpenAI. Es la inteligencia artificial más avanzada en el modelo de lenguaje, con un modelo de última generación.
El servicio de atención al cliente y la creación de contenidos son los dos aspectos de la IA que más se están aplicando en el alquiler vacacional.
El ChatGPT es capaz de dar respuestas personalizadas, exactas y elaboradas, a preguntas complejas. Esta IA ha sido entrenada mediante una enorme cantidad de datos con el objetivo de generar respuestas aparentemente humanas a una gran variedad de preguntas e instrucciones. Es capaz de expresarse de manera natural, con un lenguaje fluido. Pero no sólo eso. También puede producir contenido creativo, como artículos y descripciones.
Esta tecnología nos ayudará en nuestro trato con el huésped al darle una respuesta rápida y precisa. Estaremos disponible para él las 24 horas del día los 365 días al año, lo que nos servirá de gran ayuda al responder las dudas de los viajeros si no dispones de tiempo ni tienes la disponibilidad deseada. Esta herramienta puede interactuar con los usuarios en línea a través de una conversación de texto o voz.
Un creador de contenidos
Pero el ChatGPT también se utiliza para la creación de textos que podemos usar en nuestra gestión.
Algunos usos del ChatGPT en la elaboración de contenidos son: crear emails personalizados, gestionar las reservas, contestar a las reseñas de los clientes, ayudar con las redes sociales, elaborar el anuncio de tu inmueble, buscar información para tu guía de bienvenida o realizar recomendaciones personalizadas para el huésped.
Otras utilidades son: crear contenidos optimizados para SEO, mejorar el análisis de los datos y definir el público objetivo para tu alojamiento. A medida que esta tecnología avance, veremos incluso más aplicaciones de uso en los inmuebles vacacionales.
WhatsApp Business
Hay otra aplicación que facilita y agiliza la comunicación con el huésped, disminuyendo tu carga de trabajo.
WhatsApp Business, o WhatsApp para negocios en español, es una aplicación diseñada para ayudar a las empresas, sobre todo pequeñas, a establecer una comunicación más directa y efectiva con sus clientes a través de la plataforma WhatsApp.
Con ella podrás crear mensajes automatizados, elaborar respuestas rápidas, informar rápidamente sobre cambios y actualizaciones, estudiar tus estadísticas de uso o hacer promoción y marketing con tu catálogo de la vivienda.
Las herramientas de comunicaciones automáticas harán que tus clientes se sientan atendidos en todo momento, aumentando su satisfacción.
Las herramientas de gestión de precios
Si quieres maximizar la ocupación y la rentabilidad de tu alquiler vacacional, debes utilizar una estrategia a la hora de establecer las tarifas para tu alojamiento. Gracias a los diferentes programas que existen, que incorporan una gran cantidad de datos del mercado y de la competencia, puedes automatizar todo el proceso de fijación de precios.
Estas herramientas se encargan de analizar la oferta y la demanda del mercado, así como la estacionalidad (temporada alta y baja), el día de la semana, el precio medio general y particular de cada tipo de alojamiento, la competencia en la zona y los eventos especiales, entre otros factores, para establecer el precio óptimo para tu alquiler vacacional.
Gracias a estos programas, que utilizan algoritmos, podremos ajustar el precio diario de nuestra propiedad turística para maximizar nuestros ingresos, al garantizar que nuestras propiedades se alquilen al precio adecuado en el momento adecuado.
Utilizar una estrategia de precios dinámicos nos permitirá ser competitivos al ofrecernos recomendaciones de tarifas que servirán para mantener nuestro planteamiento de precios actualizado. Al contar con precios inteligentes, ahorraremos tiempo al no tener que ajustar nuestras tarifas manualmente.
El channel manager
Un channel manager es una herramienta que te permite conectar y sincronizar todos tus anuncios que se encuentren en más de un canal de ventas (Airbnb, Booking, Vrbo…).
Es uno de los recursos más utilizados en la automatización de las tareas en el alquiler vacacional. Podrás administrar todos tus anuncios y podrás supervisar y gestionar todas tus reservas desde una única plataforma centralizada. Ahorrarás tiempo, evitarás las reservas dobles y mantendrás tus calendarios sincronizados de forma instantánea y automática en todos tus canales.
Tu disponibilidad, tus tarifas y tus reservas estarán siempre actualizadas y no tendrás que realizarlo de forma manual. Cualquier gestión que realices, como una reserva o un cambio de precios, se modificará en todos tus anuncios. Se acabó el utilizar múltiples cuentas y plataformas que requerían de todo tu tiempo.
El PMS o Sistema de Gestión de Propiedades
Un Property Management System (PMS) o Sistema de Gestión de Propiedades es un programa desde el cual podemos realizar múltiples funciones. Es más completo que el channel manager ya que te permite no sólo administrar todos tus canales de venta desde un mismo lugar, sino que nos posibilita también enviar mensajes a los huéspedes, crear facturas, supervisar el mantenimiento y disponibilidad de las viviendas o realizar informes de cada alojamiento, entre otras funciones.
Un PMS para alquiler vacacional engloba múltiples gestiones en un único software, centralizándolo y automatizándolo todo.
Los programas de mantenimiento y limpieza
Sin las herramientas adecuadas, programar y organizar las tareas de limpieza de las viviendas vacacionales puede convertirse en una tediosa labor.
Existen herramientas tecnológicas que nos permiten encontrar personal de limpieza y, al mismo tiempo, automatizar las asignaciones de tareas a tu personal y hacer un seguimiento de sus procesos.
Un software de limpieza te ayuda automatizando diversas funciones como la previsión de la carga de trabajo, la comunicación con tu personal, los procesos de facturación y nómina, o la búsqueda de soluciones ante problemas inesperados de mantenimiento.
Además, puede crear horarios, ver el estado de la limpieza de cada propiedad, distribuir de forma efectiva la asignación de la ropa limpia u optimizar las rutas de limpieza.
La gestión de reseñas
Las herramientas de gestión de reseñas te permiten ver todas las reseñas de tu propiedad en diversas plataformas, filtrando por más o menos recientes, o más o menos positivas. Incluso te avisa por correo electrónico cuando un viajero escribe una mala valoración.
Estos programas suelen contar con la posibilidad de utilizar la inteligencia artificial para crear respuestas rápidas y eficientes. Analiza cada comentario y genera respuestas adecuadas, evitando tener que hacerlo tú.
Contestar a las reseñas posiciona mejor tu inmueble en Internet, así como ofrece una imagen de profesionalidad, credibilidad y confianza.
Las herramientas para medir la reputación online
Todos los usuarios de Internet disponemos de una presencia digital y cualquier intervención que hagamos en la Red deja nuestra huella. Existen herramientas que realizan un seguimiento de la reputación online de tu alojamiento y te ayudan a tomar las medidas para mejorarla.
Estos programas se encargan de leer y analizar las conversaciones en Internet sobre tu alojamiento, rastrear los “me gusta” que tiene tu vivienda vacacional en las redes sociales, las veces que han sido compartidas tus publicaciones, etc.
Te permiten conocer al detalle cuál es el estado de tu marca en Internet.
Recopilan información de diferentes canales online (web, redes sociales, foros…), realizan su análisis, hacen el seguimiento de la competencia y el sector, y determinan la estrategia a seguir para mejorar tu reputación online con las campañas que puedan funcionar mejor.
Google My Business
Google My Business es una herramienta de Google para ayudar a las empresas a gestionar su presencia online. Te permite crear un perfil de tu alquiler vacacional para aumentar tu visibilidad en Internet. En este perfil, podrás incluir una descripción de tu alojamiento, dirección, fotografías, servicios, datos de contacto, reseñas de clientes…
Permite vincular tu negocio con el entorno. Su objetivo es ofrecer mayor visibilidad a tu propiedad y que los viajeros puedan encontrarte más fácilmente cuando busquen tu propiedad en Google o cuando busquen un alojamiento en una zona cercana a tu inmueble.
Con esta herramienta, podrás gestionar la información que ven los usuarios de Google cuando buscan o encuentran tu alojamiento, interactúar con los clientes, leer y responde a sus reseñas y consultar estadísticas sobre cómo han buscado tu empresa los clientes y de dónde proceden (podrás ver clics, visitas, ubicaciones de búsqueda…). Con estos últimos datos, podrás enfocar mejor tu estrategia de marketing.
Las casas inteligentes
Si dispones de un sistema de domótica avanzada en tu vivienda, contarás con una ventaja con respecto a tus competidores. Pero, sobre todo, automatizarás algunas de tus tareas con respecto al control de tu alojamiento, gestionándolas y supervisándolas desde tu propio móvil.
Al tener integrados dispositivos inteligentes en la vivienda podemos controlar la temperatura del interior del inmueble, para que el cliente tenga una buena bienvenida al llegar; programar las luces, para el encendido y el apagado en la entrada y en la salida; o programar los termostatos, para la limitación de las temperaturas máximas y mínimas de uso. También podemos controlar las persianas y toldos y la apertura de puertas y ventanas.
El sistema de detección de sonido o supervisión de niveles de ruido, es muy útil a la hora de alertarnos cuando se superen los niveles permitidos. Con estos programas, podremos controlar que se garanticen las normas de convivencia al informarnos sobre sonidos fuertes que podrían proceder, por ejemplo, de fiestas.
La guía digital
Contar con una guía digital significa que podrás automatizar tu tarea de informar a los viajeros. En esta guía podrás incluir información sobre tu vivienda vacacional (normas de la casa o instrucciones sobre los equipos de la vivienda), facilitar teléfonos de contacto y de urgencias, dar información turística, realizar recomendaciones gastronómicas, hacer una guía de actividades y excursiones, o proporcionar otras informaciones de interés como zonas de aparcamiento, cajeros automáticos o gasolineras.
De esta forma, ayudarás a tus inquilinos a tener una mejor experiencia en durante su estancia y minimizarás la posibilidad de que tengan que ponerse en contacto contigo si tienen alguna duda.
Esta guía puedes facilitárselas a tus clientes enviándosela por email al realizar la reserva, instalarla en una tablet para que tus clientes puedan visualizarla cuando lleguen a tu alojamiento, o incluso algunas plataformas te dejan la opción de introducirla en tu anuncio.
Como habrás comprobado, hay muchas aplicaciones y herramientas que puedes utilizar para la automatización de las tareas en el alquiler vacacional. Utilizando estos recursos tendrás más tiempo para impulsar el crecimiento de tu vivienda vacacional.
Hay que aprovechar todas las oportunidades posibles para automatizar gestiones ya que se nota bastante la diferencia, sobre todo, si se dispone de varias propiedades.
La automatización de las tareas en el alquiler vacacional es la clave de éxito del crecimiento.
El Property Management, otra opción para ahorrar trabajo
Acudir a un servicio de Property Management o un administrador de propiedades no es sinónimo de automatizar las tareas, pero sí conllevará una de sus ventajas, el ahorro de tiempo y trabajo. De esta forma, delegarás tus funciones como propietarios en una empresa de gestión de alquileres vacacionales que se encargará de todo por ti.
Un gestor de propiedades tiene las funciones de supervisar, coordinar y gestionar todas las actividades relacionadas con el alquiler vacacional. Sus funciones serían: gestionar el check in y el check out, la comunicación 24 horas con el cliente, los trámites burocráticos, el seguimiento de las reseñas y la reputación online, el mantenimiento y limpieza o el alta en las plataformas de reservas, entre otras funciones.
Vacacional Sevilla te asesora en la automatización de las tareas en el alquiler vacacional
Si necesitas asesoramiento para empezar a utilizar las numerosas herramientas existentes para automatizar las tareas de gestión de tu alojamiento, desde Vacacional Sevilla podemos ayudarte.
Si posees una vivienda vacacional en Sevilla o pueblos de alrededores, desde Vacacional Sevilla te ayudamos en esta cuestión.
Vacacional Sevilla es una empresa especializada en la gestión integral de apartamentos vacacionales en la capital hispalense y los pueblos aledaños. Ofrecemos todos los servicios relacionados con la gestión del alquiler vacacional.
Tenemos una amplia experiencia gestionando inmuebles turísticos y queremos que obtengas beneficios sin complicaciones. Déjanos que lo trabajemos por ti y preocúpate únicamente de disfrutar de los ingresos que te vamos a generar. Contacta con nosotros y te asesoraremos.
