5 ventajas de externalizar el registro de viajeros de tu alojamiento

A principios del mes de diciembre entró en vigor una de las normativas más controvertidas en el sector turístico de los últimos años, el nuevo decreto que regula el registro de los viajeros de las actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor. Este decreto obliga a todos los propietarios y gestores de alojamientos a informar sobre los datos de sus inquilinos a través de una nueva plataforma digital, incluyendo a los viajeros de la vivienda vacacional.

A partir de ahora, la gestión habitual de enviar esta información se vuelve más compleja. Si quieres saber cómo puedes agilizar el registro de viajeros en tu alquiler vacacional, cuentas con una interesante opción, externalizar el registro de viajeros de tu alojamiento. Delega esta función en una empresa de gestión de inmuebles vacacionales y disfrutarás de más tiempo para mejorar tu inmueble.

El registro de viajeros en la vivienda vacacional

El 27 de octubre de 2021 el Ministerio del Interior publicó en el BOE el Real Decreto 933/2021, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.

Después de un período de adaptación, el 2 de diciembre entró en vigor este decreto por el que se implanta un nuevo sistema de registro de viajeros. Este trámite siempre ha sido obligatorio ya que las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado deben saber quiénes se hospedan en los alojamientos turísticos de España para garantizar la seguridad ciudadana.

Hasta la entrada en vigor de este nuevo decreto, este trámite tenía que realizarse a través de la Policía Nacional o la Guardia Civil, enviando los datos en papel o por vía telemática, pero a partir de ahora, el procedimiento ha cambiado.

Ahora, el proceso se digitaliza completamente y se unifica en un único lugar, ya que éste deberá realizarse a través de una plataforma web habilitada para ello por el Ministerio del Interior: Ses.Hospedajes. En este enlace te contamos con detalle cómo funciona esta nueva herramienta y qué información debes facilitar. Las excepciones a este nuevo procedimiento son Cataluña y del País Vasco, que deben seguir el método anterior.

Un nuevo registro que aumenta la carga de trabajo para el propietario

La aprobación de este nuevo decreto no ha estado exenta de polémica desde el principio. Una de las críticas que ha recibido por parte del sector turístico este procedimiento es la exigencia de enviar un alto volumen de información sobre los viajeros.

A pesar de que desde el Gobierno indican que es un mecanismo más ágil, es cierto que los propietarios y gestores deberán dedicar más tiempo a este trámite. Primero, deberán registrar su alojamiento y darlo de alta con todos sus datos en la nueva plataforma para poder operar en este sistema y después, al confirmarse una reserva, realizar el envío de la información de los huéspedes.

Y no sólo se hará un envío, sino dos, uno al realizar la reserva y el segundo cuando lleguen los huéspedes a tu vivienda. Dichos envíos deben realizarse en tiempo real, es decir, la comunicación se realizará de manera inmediata, y en un plazo no superior a 24 horas, a partir de cada uno de estos dos momentos.

Se incrementan los datos a enviar a las autoridades

A ello hay que unir que los propietarios deben reunir una cantidad de datos mayor que con el proceso anterior y se amplía el grupo de personas obligadas a proporcionar dicha información al anfitrión, incluyendo ahora a todos los menores de edad. También se incrementan los datos a facilitar sobre la transacción.

Así, con el nuevo registro de viajeros hay que enviar el nombre y apellidos, DNI, fecha de nacimiento, dirección completa, nacionalidad, teléfonos, correo electrónico, número de viajeros y relación de parentesco (en el caso de que alguno sea menor de edad) y firma, así como los datos de la transacción (datos del contrato, fecha y hora de entrada y salida y fecha y medio de pago -tipo de tarjeta, número y fecha de caducidad-).

Esto supondrá una mayor carga de trabajo y burocracia para los propietarios de una vivienda vacacional, quienes tendrán que recopilar más información de sus huéspedes y aumentar el tiempo dedicado al registro de inquilinos, disminuyendo el tiempo dedicado a otras gestiones que mejoren su inmueble. Esta carga administrativa complica la labor de los propietarios.

La conservación de la información de los huéspedes

Otra de las quejas del sector turístico viene vinculada a la protección y conservación de los datos personales de los clientes. Con el Real Decreto 933/2021 ya en vigor, deberás disponer como propietario de un registro informático para conservar los datos de tus huéspedes durante un plazo de tres años (están exentos los que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional) a contar desde la finalización de la estancia. Además, esta información sensible tiene que almacenarse de manera segura y cumpliendo con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). De esta manera, deberás contar con programas de almacenamiento seguros para evitar el peligro que conlleva la ciberdelincuencia.

Nos guste más o menos este nuevo decreto, ya ha entrado en vigor y hay que cumplirlo para no enfrentarte a sanciones. Pero si queremos que esta gestión no se convierta en un trámite tedioso, contamos con una opción que nos puede ayudar, delegar esta tarea en una empresa externa. Te contamos más.

Beneficios de externalizar el registro de viajeros de tu alojamiento en una empresa de gestión de alquileres vacacionales

Ante el aumento del volumen de trabajo que conlleva la implantación del nuevo registro de viajeros, muchos propietarios de inmuebles vacacionales han optado por contratar los servicios de una empresa de gestión de viviendas vacacionales.

Te damos a conocer las ventajas que te proporciona delegar esta función en este tipo de empresas.

• 1. Ahorrarás tiempo

Al encargar esta tarea, contarás con más tiempo para dedicar tus esfuerzos a mejorar tu inmueble y la experiencia de tus clientes, lo que conllevará mayor satisfacción de estos, mejores valoraciones y más reservas.

• 2. Reducirás los errores humanos

Las empresas de gestión de viviendas vacacionales cuentan con herramientas como plataformas o software de gestión que digitalizan y automatizan los procesos, incluyendo el del registro de viajeros, por lo que se reducen los riesgos de cometer fallos manuales a la hora de rellenar los campos de los datos que debes enviar. Al enviar los datos automáticamente a las autoridades, se agiliza el proceso.

Para muchos propietarios, la digitalización de este nuevo procedimiento es un reto ya que deben ponerse al día con las nuevas tecnologías, por lo que esta es una buena opción para ellos.

• 3. Cumplirás con la normativa vigente

Las agencias de gestión de viviendas vacacionales son empresas certificadas y verificadas que utilizan programas homologados por las autoridades para enviar la información. Además, conocen los procedimientos al detalle, los datos a solicitar y los plazos, por lo que no se producirán errores ni olvidos. Contarás con la tranquilidad de estar cumpliendo la normativa.

• 4. Los datos de tus clientes estarán protegidos

Los programas con los que trabajan estas empresas de gestión de alquileres vacacionales están creados para cumplir con el Reglamento General de protección de datos. Esto te asegura que la información de los inquilinos de tu vivienda vacacional estará protegida en todo momento y durante el tiempo que indique la ley.

• 5. Evitarás posibles sanciones

Todas estas ventajas conllevan una última y muy importante. Al delegar esta función, evitarás enfrentarte a sanciones. Profesionalizando y automatizando la gestión, se minimizan las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros y la realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido. Del mismo modo, no tendrás sanciones relacionadas con la seguridad de la información.

Olvídate de dar de alta tu alojamiento, hacer los envíos con la información de la reserva y los datos de tus clientes en tiempo y forma y conservar los datos de tus inquilinos de forma segura. Los gestores de alquileres vacacionales se encargarán de todo el proceso desde el principio, haciendo todo este trabajo por ti para que puedas emplear este esfuerzo en aumentar sus reservas y tus beneficios. Externalizar este procedimiento conllevará muchas ventajas para ti: modernizarás la gestión de tu alojamiento y mejorará la eficiencia de tu negocio.

Vacacional Sevilla te asesora y te ayuda con el nuevo registro de viajeros para la vivienda vacacional

Si necesitas asesoramiento para poder realizar el nuevo registro de viajeros en el alquiler vacacional, tienes alguna duda sobre esta cuestión o quieres que alguien se encargue de esta gestión, desde Vacacional Sevilla podemos ayudarte. Vacacional Sevilla es una empresa especializada en la gestión integral de viviendas vacacionales en la capital hispalense y pueblos cercanos, así como de inmuebles turísticos en la costa de Huelva. Si nos encargamos de la labor del registro de viajeros de tu alojamiento, cumplirás con la normativa y disfrutarás de más tiempo para otras funciones en tu negocio.

Ofrecemos todos los servicios relacionados con la gestión de la vivienda vacacional, incluyendo el nuevo registro de viajeros (check in y check out, mantenimiento y limpieza de la propiedad, alta en las plataformas de reservas, atención al cliente, gestión de la reputación online y de los precios…).

Tenemos una amplia experiencia gestionando inmuebles turísticos y queremos que obtengas beneficios sin complicaciones. Déjanos que lo trabajemos por ti y preocúpate únicamente de disfrutar de los ingresos que te vamos a generar con tu vivienda vacacional. Contacta con nosotros.