Tras más de tres prórrogas y varios años de adaptación, el 2 de diciembre entra en vigor el real decreto por el que se regula el registro de los viajeros de las actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor. A partir de ahora, todos los propietarios y gestores de ambos sectores tendrán que informar sobre los datos de sus huéspedes y clientes a través de una nueva plataforma digital.
En este artículo nos vamos a centrar en los alojamientos y más concretamente, en las viviendas vacacionales. Si posees un inmueble de este tipo, quédate leyendo que te vamos a explicar qué es el nuevo registro de viajeros para el alquiler vacacional, cómo funciona y qué información debes facilitar, así como las sanciones a las que te enfrentas si no lo haces.
¿Qué es el nuevo registro de viajeros?
El registro de huéspedes es un trámite obligatorio que deben cumplir siempre todos los establecimientos de hospedaje en España para que las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado tengan una lista de las personas que se hospedan en los alojamientos turísticos de nuestro país, con el fin de garantizar la seguridad ciudadana, controlando el movimiento de personas dentro del país.
El 27 de octubre de 2021 el BOE publicó el Real Decreto 933/2021, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.
Después de un período de adaptación y varias prórrogas “dada la complejidad técnica del desarrollo y del volumen de operaciones de tratamiento que lleva aparejada su implementación”, el Ministerio del Interior informó que el próximo 2 de diciembre entra en vigor este decreto por el que se implanta un nuevo sistema de registro de viajeros.
Este nuevo sistema, que hasta ahora ha estado funcionando de forma voluntaria, tiene como finalidad mejorar la seguridad ciudadana y se ha creado para la prevención y lucha contra el terrorismo y el crimen organizado.
No obstante, ha recibido fuertes críticas por parte del sector turístico, ya que consideran que tendrá un impacto negativo en las empresas ante la dificultad de conseguir ciertos datos de los viajeros. A pesar de que no hay consenso entre las partes, el decreto entra en vigor y los propietarios tienen nuevas obligaciones que debes conocer y que te vamos a contar.
En esta nueva normativa, se recogen las nuevas modalidades de negocio como las viviendas turísticas de corta duración y los portales de reserva de habitaciones o vehículos a través de Internet. Todo tipo de alojamientos turísticos en España, sin importar su tamaño y tipo, están obligados a recopilar y enviar los datos de los huéspedes a través de una nueva plataforma, desde grandes hoteles, pasando por pequeños hostales, campings, albergues, hasta alquileres vacacionales, y todos los datos deberán enviarse a las autoridades en tiempo real.
Hasta ahora, los propietarios de una vivienda vacacional tenían que enviar los datos de los viajeros a la Policía Nacional o a la Guardia Civil en papel o por vía telemática, pero la situación cambia a partir de principios de diciembre.
El RD 933/2021 se aplica a todo el territorio español, con las excepciones de Cataluña y del País Vasco. En estas comunidades, se deberán comunicar los datos del registro de huéspedes a los Mossos d’Esquadra, en el caso de Cataluña; y a la Ertzaintza, en el País Vasco, en sus respectivas sedes electrónicas.
Con la nueva normativa, se modifican cuatro aspectos:
- El lugar donde hay que enviar la información. Se realizará a través de una plataforma centralizada, creada especialmente por el Ministerio del Interior.
- El número de envíos. Se aumenta a dos comunicaciones.
- Los datos a comunicar. Se incrementan los datos de los huéspedes de alquiler vacacional que debemos enviar.
- Los viajeros que debemos registrar. Se amplía a todos los menores de edad.
¿Cómo debes registrar a partir de ahora los datos de los huéspedes de tu alojamiento?
A partir de ahora se produce una digitalización completa del proceso de registro de huéspedes y del envío de los datos a las autoridades. Toda persona que ejerza actividades de hospedaje (gestores y propietarios) y de modo profesional o no, tendrán que registrar los datos de los viajeros a través de una plataforma web habilitada para ello por el Ministerio del Interior: Ses.Hospedajes.
1- Accede a la plataforma Ses.Hospedajes para registrar tu alojamiento
Como paso previo y necesario para poder operar en este sistema, los sujetos obligados deberán registrarse en la aplicación. Busca en la página el “acceso al registro de establecimientos y entidades” y haz clic en la arroba que aparece a la derecha. Serás redirigido a una página en la que podrás escoger qué método quieres usar para identificarte.
Se requiere certificado digital o estar dado de alta en cl@ve. Se debe rellenar el formulario y completar el procedimiento mediante la firma y el registro digital. Para la realización de la firma deberá estar dado de alta en cl@ve-firma o tener instalado autofirm@ para el uso de certificados locales.
2- Haz el alta del alojamiento
A continuación, verás una pantalla con dos opciones. Escoge “registro” en la izquierda y haz clic en “rellenar formulario”. Al entrar en este apartado, verás un formulario en el que deberás introducir cierta información:
- Datos de la empresa arrendadora y datos de la vivienda, en el supuesto de ejercicio profesional de la actividad.
- Datos del titular del inmueble y datos del inmueble, para los no profesionales.
- Los operadores turísticos y plataformas digitales sólo deberán aportar sus datos de empresa.
Si vas a realizar el envío de los datos de forma manual sólo debes hacer eso, pero si vas a llevarlo a cabo a través de un servicio web y no a través de esta aplicación, es decir, si quieres automatizar la gestión mediante un programa de terceros, marca la casilla “envío de comunicaciones por servicio web”.
Esta última forma de comunicación está pensada para aquellas entidades que dispongan de servicios de TI y tengan la capacidad de hacer el desarrollo software de integración para que la comunicación sea máquina a máquina.
A continuación, recibirás un correo electrónico del Ministerio confirmando tu inscripción, en el que aparecerán tu número de registro, código de arrendador y código de establecimiento. También recibirás unas credenciales si vas a enviar la información a través del sistema de servicio web.
3- Registra a los viajeros
A la hora de introducir los datos de tus huéspedes, si vas a utilizar alguna aplicación de terceros, el envío se realizará automáticamente a través de la misma, pero si lo vas a hacer de forma manual, debes acceder a SES.HOSPEDAJES.
Selecciona el apartado “acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos” a través de tu certificado digital, clave o de las credenciales de acceso (usuario y contraseña) que te hayan facilitado en el registro del alojamiento. Desde allí no sólo podrás introducir los datos de tus huéspedes, sino también consultarlos y modificarlos.
A partir de ahora estamos obligados a hacer 2 envíos:
- El primero, al realizar la reserva o la formalización del contrato para nuestro alojamiento o, en su caso, su anulación.
- El segundo, al inicio de los servicios contratados, cuando lleguen los huéspedes a tu inmueble.
La comunicación al Ministerio del Interior de estos datos se realizará de manera inmediata, y en un plazo no superior a 24 horas, a partir de cada uno de estos momentos.
En la primera comunicación hay que enviar los datos de la reserva en el momento que se confirme, con los datos de la transacción (identificador de la reserva, fecha del contrato/reserva, fecha de entrada, fecha de salida y tipo de pago…) y los datos del viajero que ha realizado la reserva; y en la segunda comunicación se vuelven a enviar los datos de la reserva y la relación de viajeros que entran al alojamiento el día de su llegada.
Para este primer envío, sólo debes hacerlo como propietario de alquiler vacacional en tus reservas directas (las que has realizado tú directamente, a través de tu página web u otros canales). Las reservas que proceden de portales de reservas, las OTAS y agencias de viaje, deben ser comunicadas por ellos directamente.
Para el segundo envío, sí somos los propietarios o gestores los encargados siempre de comunicar los datos en el nuevo registro de viajeros. Son los partes de entrada.
Respecto a los datos de los viajeros, debemos especificar todos los clientes que se corresponden con cada reserva y poner todos los datos agrupados por reserva. A partir de ahora, hay que enviar un número mayor de datos por cada huésped y, dependiendo de la edad de cada huésped, estamos obligados a enviar unos datos u otros.
- Datos de cada viajero:
- Nombre
- Apellido 1
- Apellido 2
- Tipo de Documento (DNI, pasaporte, TIE)
- Número de Documento
- Número de soporte del documento (solo para DNI español)
- Fecha de nacimiento
- Dirección
- Código de Municipio
- Municipio
- Código Postal
- País
- Teléfono o email
- Parentesco (para todos los menores de edad)
- Firma (que ahora puede ser electrónica)
Ahora tenemos la obligación de registrar a todos los viajeros que se hospeden en nuestra vivienda vacacional, adultos y menores, da igual su edad. Para los menores de entre 14 y 18 años hay que incluir el dni y el nombre, la firma y el parentesco de la persona que le acompaña. Para los menores de 14, debemos aportar los datos y el parentesco, pero no la firma ni el dni porque no tienen obligación de disponer de él.
Todos los mayores de 14 años deben firmar y respecto a los menores de esta edad, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad que les acompaña.
Ahora, los huéspedes ya no tendrán que firmar en papel, sino que podrán hacerlo desde dispositivos electrónicos, como tablets o sus teléfonos móviles.
El propietario o gestor del alojamiento es el responsable de la exactitud de los datos que se hagan constar en ellos, de modo que deben coincidir con los documentos de identidad que faciliten los inquilinos.
Podrás denegar el acceso a tu vivienda vacacional a todos aquellos huéspedes que no te faciliten los datos requeridos según el Real Decreto RD 933/2021.
En lo referente a los datos de la reserva y de la transacción que debes facilitar en ambas comunicaciones son:
- Datos del contrato: número de referencia, fecha y firmas.
- Datos de la ejecución del contrato: fecha y hora de entrada y fecha y hora de salida.
- Datos del inmueble: dirección completa, número de habitaciones y conexión a Internet.
- Datos del pago: tipo, identificación del medio de pago, tipo de tarjeta y número, titular del medio de pago, fecha de caducidad de la tarjeta y fecha del pago.
¿Qué sanciones me pueden imponer si no cumplo con la obligación de información?
Las sanciones oscilan entre los 100 y los 30.000 euros. Las multas por no realizar el registro de viajeros o hacerlo de forma incompleta se mueven entre los 100 € y los 600 €, si son de carácter leve; o entre 601 € a 30.000 €, si son de carácter grave.
Se consideran infracciones leves las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros previstos en el Real Decreto RD 933/2021 (con información incompleta o con errores.) y la realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido.
Las sanciones graves incluyen la carencia de los registros documentales previstos en el decreto y la omisión de las comunicaciones obligatorias.
Datos a tener en cuenta para la conservación de los datos de los viajeros
En el apartado de la conservación de los datos, deberás disponer de un registro informático para conservar los datos de los inquilinos de tu vivienda vacacional durante un plazo de tres años a contar desde la finalización de la estancia. Debes garantizar que la información de los huéspedes de tu alquiler vacacional se almacene de manera segura y cumpliendo con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Los propietarios que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional quedan exceptuados de las obligaciones de registro documental y conservación de datos previstos en este artículo, y solo estarán sujetos a las obligaciones de comunicación.
El nuevo registro de viajeros y sus cambios buscan modernizar y digitalizar los trámites para los inmuebles turísticos, pero también mejorar la seguridad y el control por parte de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. Esperemos que con esta información, te hayamos aclarado algunas de tus dudas sobre este nuevo procedimiento para tu alquiler vacacional.
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