Las cancelaciones son un aspecto que preocupa mucho a cualquier propietario de un inmueble vacacional. Conseguir una reserva y ver que esta se anula a los pocos días, es algo que provoca cierto malestar entre los anfitriones que deben centrar de nuevo sus esfuerzos en captar a otro cliente. Pero para esta delicada situación, los propietarios de alquileres vacacionales cuentan con estrategias que les ayudarán a reducir estas anulaciones. Si quieres saber cómo evitar las cancelaciones en tu alojamiento, quédate leyendo porque te vamos a dar unos consejos que podrás aplicar para mantener tus reservas y obtener el máximo rendimiento de tu vivienda.
12 tips para evitar las cancelaciones en tu alojamiento
Las cancelaciones en el alquiler vacacional son algo con lo que los propietarios deben saber convivir porque son circunstancias que no dejarán de producirse. Siempre habrá viajeros a los que le surja algún contratiempo o decidan cambiar de planes.
Debemos estar preparados para afrontar estas situaciones y así podremos actuar con más eficacia. Cualquier anulación de reserva debe servirnos para aprender sobre ella y saber por qué cancelan los clientes y si podíamos haberlo evitado.
En este artículo os a vamos a dar algunas claves para poder minimizar las cancelaciones. Síguelas y éste dejará de ser un problema para tu alojamiento.
1. Deja clara tu política de cancelación
Ya hemos hablado en un artículo anterior de los tipos de cancelación que existen en la vivienda vacacional y cuáles serían los más recomendables para utilizar. Si posees una política de cancelación eficaz, podremos garantizar nuestros beneficios.
Elija la política que elijas para tu inmueble (cancelación flexible, moderada, estricta, de estancia mínima…), debes dejarla muy clara en tu anuncio. Los clientes, ante las dudas, suelen optar por cambiar de alojamiento y no queremos eso.
Deja a un lado los tecnicismos y explica a tu cliente de forma fácil qué ocurriría si decidiese cambiar de opinión: si aceptas o no cancelaciones, la fecha límite para una cancelación, si habrá cargos, si habrá o no reembolso y si lo hay cómo se realizaría… Los viajeros se molestarán mucho si se encontraran con cargos sorpresa.
Informa durante el proceso de reserva que si necesitan alguna aclaración sobre este tema, que no duden en comunicarse contigo.
2. Opta por una cancelación no reembolsable
Es una de las posibilidades que debes plantearte a la hora de poner tu alojamiento en el mercado. Es normal que un inquilino se lo piense dos veces antes de anular una reserva si sabe que va a perder su dinero. Pero sabemos también que contar con este tipo de cancelaciones puede suponer el rechazo de ciertos clientes que buscan una mayor flexibilidad en sus reservas.
No obstante, podemos convencer a estos viajeros relacionando esta política de cancelación con descuentos y ofertas como reservas de última hora, contar con una promoción como una noche gratis o una oferta en un servicio adicional como una excursión o una sesión de spa.
Otra manera de reducir tus cancelaciones es cobrándole una parte a tus huéspedes durante el proceso de reserva e indicando que ese importe no es reembolsable en caso de cancelación. En esta ocasión, el cliente no abonará el cien por cien, sino que sólo pagará un adelanto que perdería con una anulación.
3. Ofrece beneficios por reservas confirmadas
Ofrecer descuentos a tus clientes por confirmar sus reservas inmediatamente puede ser positivo. Debes indicarles que si abonan un parte o la totalidad del pago en ese mismo momento, podrá disfrutar de una oferta para su próxima estancia.
4. Propón un cambio de fecha
Si el cliente decide hacer la cancelación de su reserva podemos comunicarnos con él y proponerle realizar un cambio de fecha para otra anterior o posterior que le pudiera venir bien. Si el huésped acepta, ya habrás rellenado un espacio en tu calendario.
Otra opción interesante es poder pasar esa reserva a otro cliente en forma de cheque regalo en lugar de cancelarla. Tú no perderás esa reserva y el huésped tendrá la posibilidad de no perder su dinero si era no reembolsable y de paso tener un detalle con alguien.
5. Mantén unos precios competitivos
Ver un alojamiento similar al que tú has reservado, con las mismas prestaciones y en la misma ubicación, pero a un precio menor, hace cambiar de opinión a muchos clientes, que acaban cancelando y decantándose por otras opciones.
Para mantener las reservas, debemos contar con unos precios competitivos con los que, sin llegar a perder rentabilidad, consigamos más reservas. Es importante analizar a la competencia y los precios medios de un alojamiento similar en el mercado a la hora de aplicar tus tarifas.
6. Anula ciertos aspectos de las plataformas de reserva
Algunas plataformas de reservas, como Airbnb, cuentan con la opción de la reserva inmediata. Ello permite a los huéspedes reservar un alojamiento de inmediato en las fechas disponibles, pero como anfitrión no tienes que revisar y aceptar cada solicitud de reserva de forma individual.
Es verdad que tiene sus ventajas como un ahorro de tiempo para ti, que es una posibilidad muy atractiva para el cliente que busca la inmediatez y que los clientes deben cumplir una serie de requisitos y aceptar las normas de la casa, pero es habitual que los huéspedes tiendan a cancelar ya que reservan por el “por si acaso” o para asegurarse un alojamiento en temporada alta sin saber con seguridad si podrán viajar.
7. Haz un seguimiento de tus huéspedes
Crear una relación con tu futuro cliente y mostrar tu interés en él nos ayudará a la hora de evitar cancelaciones en el alquiler vacacional. Cuando un viajero realiza una reserva, debemos preocuparnos por crear un vínculo personal-profesional con él, que haga que se reduzcan las opciones de que cancele su estancia. Gánate la confianza del cliente.
Envíale información útil como indicaciones sobre la zona para la llegada, recomendaciones turísticas y gastronómicas o interésate si necesitará algún servicio especial para tenerlo todo preparado. Hazlo todo de forma personalizada. Habrás realizado una tarea previa que muchos clientes valorarán y que no querrán que haya sido en vano.
También debemos notificar a nuestro futuros inquilinos cuando la fecha de su reserva se acerca, sobre todo en reservas hechas con mucha antelación.
8. Muéstrate atento y disponible antes de la llegada
Relacionado con el punto anterior, todo propietario de alquiler vacacional debe saber que su labor comienza nada más haber recibido una reserva. Debemos estar disponibles para cualquier duda o consulta y responder con la máxima rapidez para que tus clientes vean que muestras interés.
Hay que intentar mantener una comunicación fluida con el huésped desde que éste realiza la reserva.
9. Averigua si tu público objetivo es el correcto
Todo propietario tiene que saber cuál es su público objetivo, al cual dirigirse, para poder elaborar su estrategia de marketing.
Si has notado que cuentas con muchas cancelaciones, puede ser porque el mercado al que has dedicado tus esfuerzos no es el correcto y este tipo de inquilino haya decidido que tu alojamiento no es el que buscaba y no se adapta a sus necesidades y decide optar por otra vivienda,
Todo depende del tipo de alojamiento que tengas (vivienda grande, pequeña, con jardín…), de los servicios que ofrezcas (para niños, para mascotas, para el teletrabajo, para viajeros con discapacidad…) y de su ubicación (en el centro de la ciudad, en las afueras, en una zona rural…).
Teniendo en cuenta esos factores, define tu público y dirígete a él para evitar cancelaciones. Por ejemplo, si tienes una vivienda vacacional con amplias zonas exteriores y piscina, enfoca tu promoción a las familias con niños y con animales y ahorrarás que cancelen porque serán los inquilinos ideales para este alojamiento.
10. Actualiza tu calendario
Mantener actualizado el calendario es otro de los consejos para evitar las cancelaciones en el alquiler vacacional, sobre todo por la insatisfacción y el malestar que provoca en los clientes reservar en un alojamiento que parecía disponible, pero que realmente no lo está. Esto puede conllevar malas valoraciones para nosotros.
Si ocurre esta situación, debes comunicarte con tu huésped y ofrecerle otra fecha diferente.
Además, es recomendable indicar a tus clientes, destacándolo en tu calendario, posibles imprevistos que nos pudieran surgir y que nos obliguen a cerrar temporalmente nuestra vivienda, como una reforma, para poder buscarle una nueva fecha.
11. Revisa y responde a tus reseñas
Leer un comentario negativo sobre un alojamiento que acaba de reservar puede hacer que un inquilino cambie de opinión. Es por ello que debemos analizar y revisar todas nuestras reseñas, sobre todo las negativas, para responderlas.
Tendremos una oportunidad para mostrar nuestra disposición para mejorar a un cliente molesto o enfadado y convertir esta reseña negativa en positiva. Los clientes sabrán un poco más de ti. Asumir tu parte de responsabilidad, si es el caso, y buscar soluciones para que no vuelva a repetirse una situación, dice mucho de un anfitrión, por lo que tu buena actitud será bien valorada por tu futuro huésped.
Revisa tus reseñas de todos tus canales de venta (plataformas de reservas, página web, redes sociales…). Si es necesario, utiliza un Property Management System (PMS) o Sistema de Gestión de Propiedades, para poder automatizar las respuestas a las valoraciones. No será tan eficaz como contestarla tú personalmente, pero sí será mejor que dejarlas sin contestación.
12. Conoce los motivos de la cancelación y analiza tus anulaciones
Cuando se produce una cancelación, es recomendable saber las causas de esta por si podemos evitar anulaciones posteriores. Ponte en contacto con tu cliente e intenta saber el motivo.
Si hay una razón que se repite entre los viajeros (precios altos, servicios insuficientes, malas reseñas…) es mejor saberlo y así realizar las acciones necesarias para que no se repita.
En el mercado existen herramientas de gestión que te pueden hacer un análisis de diferentes aspectos de tus reservas, en este caso, de las cancelaciones, para que puedas obtener conclusiones como si hay unas fechas en las que se producen más, en qué canales de venta o el tipo de cliente que suele hacerlo.
La anulación de reservas puede convertirse en una pesadilla para los propietarios, si no cuentas con una estrategia y un plan para reducirlas. Evitar las cancelaciones en el alquiler vacacional puede ser menos complicado si sigues estos consejos. Contarás con una serie de directrices para poder tener más huéspedes y conseguir aumentar tus beneficios con tu vivienda vacacional.
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